Skip to main content

E Posta ve Mesaj Yazma Kuralları Nedir?

13 Aralık, 2016

Tarih boyunca yazı, insanların gündelik hayatlarının bir parçası olmadı. Yazı yazma mecburiyetinde olanlar, devlet dairelerinde çalışan bürokratlar, bilim insanları ve edebiyatçılardı. Mektup yazmak bile insanın çok sık yaptığı bir iş değildi. Bugün ise hemen herkes, ister mesaj (WhatsApp, Messenger, bip, kısa mesaj) ister e posta olsun, her gün yazmak mecburiyetinde. Özellikle gençler, cep telefonlarıyla daha az konuşup, daha çok mesajlaşıyorlar.

Eskiden işyerlerinde en çok üst düzey yöneticiler,  yazılı iletişim kurardı. Mektuplarını sekreterlere hazırlatır; düzeltmeleri yaptıktan sonra muhataplarına gönderirlerdi. Şimdi ise işyerlerinde mavi yakalılar hariç herkes, her gün onlarca e posta yazmak zorunda kalıyor.

Fakat, ne okullarda ne iş yerlerinde kimseye yazılı iletişimin nasıl olması gerektiğiyle ilgili derli toplu bir bilgi verilmiyor. Herkes birbirinden öğreniyor ama kimse olması gerekeni tam anlamıyla bilmiyor. Ben insanın konuştuğu ve yazdığı dili iyi kullanmasını çok önemserim. İyi yazan, kendini iyi ifade eden insanlara imrenirim. İnsanın konuşmada ve yazmada kendisini ifade etme biçiminin, onun kimliği ve kişiliğiyle ilgili önemli ip uçları verdiğine inanırım.

Bugün insanların çoğu, gündelik yazışmalarında, yazım kurallarına uyma gereği duymuyor; uyanları da  fazla resmi hatta gergin bulup, eleştiriyor. Sanal alemde, dil konusunda, doğru olanı yapmanın yanlış olduğu gibi bir algı oluşmuş durumda.

Yeni dönem, kendi iletişim tarzını yarattı.  Cep telefonları ile mesaj yazmanın kendine özgü kuralların olduğu bir gerçek. Bu dönemde, eskinin mektuplaşma adetlerinin geçerli olmadığı kesin.  Bu nedenle ben de zamanın ruhuna uygun davranmayı doğru bulup yüceltiyorum ama aynı zamanda sahip olduğumuz dilin, kültürel bir miras olduğunu ve bunu titizlikle korumamız gerektiğine de sonuna kadar inanıyorum.

Bu düşünceden hareketle, mesaj ve e posta yazım kurallarıyla ilgili gibi bir liste oluşturdum. Bakalım, siz bunlar hakkında ne düşüneceksiniz?

yazisma1

1.Bir insanın kendisine gönderilen bir mesaja ya da e postaya cevap verip vermediği onun kişiliğinin ve kültürünün bir göstergesidir. Bazı insanlar e postalara cevap verme alışkanlığına sahip değil. Bu bence, hem kaba hem de kibirli bir davranış biçimidir. Ben şahsen bana gönderilen bütün e postalara –anlamsız istekler içerenler hariç- cevap vermeyi bir yükümlülük olarak görüp, hepsini cevaplamaya çalışıyorum.

2.Gelen mesajlara (WhatsApp, bip, Messenger, kısa mesaj…) ve e postalara makul bir süre içinde cevap vermek gerekir. Bu süre herkesin hayat temposuna göre değişir ama ben 24 saati geçmeyen bir sürede cevap vermenin doğru olduğunu düşünüyorum.

3.Her şey e posta veya mesajla anlatılmaz. Bazı önemli konular, kötü haberler, yüz yüze konuşmayı gerektirir. Son yıllarda kısa mesaj atarak, genel müdür yardımcılarını işten çıkaran büyük şirketlere bile tanık olduk. Ben bu uygulamaları son derece kaba buluyor, hiç kimseye yakıştırmıyorum.

4.İnsanın değer verdiği insanların önemli hastalıkları, bir yakınlarını kaybetmeleri, sıra dışı bir başarıları, e posta ya da mesajla değil, telefonda konuşarak hatta mümkünse ziyaret edilerek paylaşılması gereken durumlardır. (Ama bazı durumlarda, bazı insanları kutlamak ya da onlara baş sağlığı dilemek için, mesaj atmak daha doğru bir yol olabiliyor. Bunları herkes kendi tarzına göre, ayırt edebilir.)

5.Konunun ayrıntılarını bilmeyen bir insana, daha önce başka insanlar arasında geçmiş, onlarca yazışmadan oluşan bir e posta silsilesini iletmek ve bu insanı geçmişe yönelik bütün bu bilgileri okumak zorunda bırakmak, saygısızlıktır. Doğru davranış, konuyu kısaca anlatıp, gerekli olan yazışmaları ayıklayarak iletmektir. Ben bana iletilen bu tür e postalardan son derece rahatsız oluyorum; insanlara bu tür özensiz bir davranışta bulunmamak için gayret gösteriyorum.

6.Gereksiz dosyaları, e postalara eklemek doğru değildir. Gönderilen dosyaların konuyla ilgili olması, mümkün olduğu kadar küçük boyutlu hale getirilmesi, hem gönderenin hem de alanın zaman kaybetmesini engeller. E postanın içine, ilişikteki dosyanın ne içerdiği bilgisi mutlaka yazılmalıdır.

7.e posta gönderirken, insanların mahremiyetine saygı göstermek gerekir. Birbirini tanımayan insanlara toplu  e posta göndermek saygısızlıktır.

8.e posta yazmak kadar, e posta programının özelliklerini de doğru kullanmak gerekir. Her gönderiye “acil” ya da “önemli” işaretleri koymak, “okundu İletisi” talep ederek insanları taciz etmek doğru değildir.

9. Bir insana cevap verirken, söz konusu e postayı, yazışmalarda daha önce bulunmuş herkese iletmek, hem o insana hem diğerlerine saygısızlıktır. “Herkesi yanıtla” seçeneğini, iyice düşünerek kullanmak gerekir.

10.e posta ve mesajları büyük harfle yazmak, bağırmak ve azarlamak anlamına gelir. Bu, artık yerleşmiş bir kuraldır. Yazışmaları büyük harf kullanarak yapmak, konunun önemli olduğunu değil; bunu yazanın bilgisizliğini ya da kabalığını anlatır.

11.Yazılı iletişimin etkisi, konuşmaya kıyasla çok daha kalıcı olduğundan, insanın kızgın bir anında e posta veya mesaj atmaktan uzak durması gerekir. Ben herkese, çok sinirli olduğu zamanlarda, hemen cevap yazmak yerine, bir gece uyuduktan sonra yazmasını tavsiye ederim. Ben uzun zamandır bu ilkeyi uyguluyorum ve kendimi hata yapmaktan koruyorum.

yazisma212.Özellikle şirket yazışmalarında kendini gösteren garip bir Türkçe kullanma biçimi var. İnsanlar şirket yazışması yaparken, her gün kullandıkları Türkçenin dışına çıkıp, neredeyse bütün fiilleri geniş zamanda ve edilgen yazıyorlar. “Konuyu araştırıp, size en kısa zamanda cevap vereceğiz.” gibi duru bir Türkçe yerine, “Konu önce araştırılacak ve sonra tarafınıza cevap verilecektir.” gibi, kimsenin günlük hayatta kullanmadığı bir dil kullanıyorlar. Ben gördüğüm her yerde Türkçeyi bu şekilde kullananlarla mücadele ediyorum. Bunu yapan herkesi “normal insan Türkçesi” kullanmaya davet ediyorum.

13.Yazışmalarda ve konuşmalarda Plaza Türkçesini kesinlikle doğru bulmuyorum. “Yapmış olacağım”, “gelmiş olacağım”, tarzı konuşmaları yapmacık buluyorum.

14.Türkçe içinde aşırı miktarda İngilizce kelime kullanmaktan, kendim dahil, herkesin kurtulmasını diliyorum. “Work etmiyor” gibi ifadeleri son derece itici buluyorum.

15.Cep telefonlarının yaygınlaşmasıyla birlikte duygularımızı simgelerle anlatmaya başladık. Önceleri sadece sevinç ve üzüntü gibi duygularımızı anlatan emojiler, giderek çoğaldı ve iletişim hayatımızın vazgeçilmez unsurları oldu. Her türlü mesajlaşmada (WhatsApp, Messenger, bip, kısa mesaj) emojiler, alfabenin vaz geçilmez unsurları gibi yazı dilimize yerleşti. Artık parantez ve iki nokta işareti kullanarak,  gülen surat/asık surat yapmak, çağın gerisinde kalmakla eş anlamlı olmaya başladı.

16.e posta ve mesajlaşma, insanlar arasındaki mesafeyi kaldırdı. Elektronik haberleşmede, insan kendisinden çok üst düzeyde birisiyle yazışırken, kendini onunla aynı seviyede hisseder oldu. Bu yakınlaşma yazı dilini, daha samimi ve içten bir dile dönüştürdü. Maalesef pek çok insan, nasıl bir ölçü tutturması gerektiğini bilmiyor. Bu konuda ölçüyü kaçırmamak için, herkesin çaba göstermesi gerektiğine inanıyorum.

17.“En az zahmet” yasası, sadece Türkçeyi değil bütün dilleri değiştiriyor. Her dilin yazışma dili konuşma diline yakınsıyor. Anlaşılan, dünyadaki hiç bir dil, “en az zahmet” yasasının gazabından kurtulamayacak. Ama yine de mesaj yazarken, konuşma dili kullanmak bana ters geliyor. Mesajlarda her kelimeyi, yazım kuralına uygun   yazmanın, çoğu zaman duruma aykırı düştüğünü biliyorum ama yine de, “inş cnm ya” veya “olm nbr” türü ifadelere bir türlü alışamıyorum.

18.Cep telefonları ve tabletlerin hem e posta hem de bütün mesaj uygulamalarında, konuşulanı yazıya dökme özellikleri var. Kendim dahil, herkese bu özelliği etkin bir şekilde kullanmasını ve bunu bir alışkanlığa dönüştürmesini tavsiye ediyorum.

Bütün bu kurallara daha onlarcası eklenebilir. Bunlar benim önemsediklerim. Unuttuklarım ya da ihmal ettiklerim elbette vardır.

Bir e posta veya bir mesaj yazmak insana çok basit ve sıradan bir iş gibi gelebilir ama ben hem özel hem de profesyonel hayatımızda, yazışma biçimimizin hem kişiliğimizi yansıtan hem de kimliğimizi oluşturan önemli bir unsur olduğuna inanıyorum. Çok yakınlarıma bile mesaj ya da e posta gönderirken, düzgün yazmaya özen gösteriyorum.

Konuyla İlgili Makale ve Linkler

  1. Rebecca Burnett, Lisa Dusenberry, Andy Frazee, Joy Robinson, Rebecca Weaver, "Communicating as a Professional,"
  2. Charles P. Campbell, “Beyond Language: Cultural Predispositions in Business Correspondence”
  3. John Hooker, “Cultural Differences in Business Communication”
  4. Lindsay Silberman, “25 Tips for Perfecting Your E-mail Etiquette”
  5. Lynn Gaertner-Johnston, “Business Writing: Talk, Tips, and Best Picks for Writers on The Job”
  6. Dawn Rosenberg McKay, “Email Etiquette”
  7. “How to Write Professional Emails [12 Etiquette Guidelines]”
  8. “Email Etiquette 101: The Do's and Don’ts of Professional Emails”
  9. Claire E. White, “Effective Writing For the Workplace”
  10. Çisem Dağdelen, “Yeni Başlayanlar İçin Plaza Dili Ve Edebiyatı'na Giriş 101”
  11. “Business and Report Writing Skills”, Charles Sturt University, 2008
  12. Desmond A. Gilling, “The Essential Handbook For Business Writing”
  13. Keneth Davis, “Business Writing and Communications”
  14. Powerful Business Writing
  15. Writing Effective E-Mail

Yorumlar

Comments (0)

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

İlgili Yazılar